Confidentialité & RGPD
Dernière mise à jour : [date de la prochaine publication]
1. Cadre légal applicable
Le traitement de vos données personnelles par AMA Care est régi par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, dit « RGPD », applicable depuis le 25 mai 2018.
Le RGPD est un règlement européen : à la différence d'une directive, il est directement applicable en Belgique sans mesure de transposition. Le législateur belge l'a toutefois mis en œuvre et complété, sur les points que le règlement laisse à l'appréciation des États membres, par la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel (M.B. du 5 septembre 2018) — laquelle transpose par ailleurs en droit belge la directive (UE) 2016/680 dite « Police-Justice ».
Le respect de ces textes est contrôlé en Belgique par l'Autorité de protection des données, instituée par la loi du 3 décembre 2017.
2. Responsable du traitement
AMA Care, entreprise individuelle, dont le siège est établi 65, Rue Rose, 7141 Morlanwelz, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro BE0750.790.193, est responsable du traitement des données personnelles collectées sur la plateforme AMA Care.
AMA Care est une plateforme de mise en relation entre soignants indépendants (infirmiers, aides-soignants) et institutions de soins en Belgique.
Contact : contact@amacare.be
3. Données collectées
Au sens de l'article 4, 1) du RGPD, une donnée à caractère personnel est « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable », c'est-à-dire une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un nom, un numéro d'identification, des données de localisation ou un identifiant en ligne. L'article 4, 2) définit le traitement comme toute opération portant sur ces données : collecte, enregistrement, consultation, conservation, communication ou effacement. Les données énumérées ci-dessous relèvent de ces définitions.
Pour tous les comptes : nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe (haché, jamais stocké en clair), numéro de téléphone, adresse postale, numéro de compte bancaire (IBAN), photo de profil (facultative).
Pour les soignants : documents professionnels justificatifs — diplôme, carte d'identité, attestation d'assurance, extrait de casier judiciaire, numéro INAMI — ainsi que l'historique des missions et candidatures.
Pour les institutions : nom et adresse de l'établissement, type d'établissement, numéro de TVA, tarifs pratiqués.
Pour tous : données de connexion (adresse IP, horodatage des connexions et des sessions), messages échangés via la messagerie interne de la plateforme.
Catégories particulières de données : AMA Care ne traite aucune des données visées à l'article 9 du RGPD (origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses, appartenance syndicale, données génétiques ou biométriques, données de santé, orientation sexuelle). Aucune donnée de santé relative à des patients ne transite par la plateforme. L'extrait de casier judiciaire demandé aux soignants relève en revanche de l'article 10 du RGPD, qui soumet les données relatives aux condamnations pénales et aux infractions à un régime distinct, détaillé au point 5.
4. Finalités du traitement
Vérifier l'identité et l'habilitation professionnelle des soignants avant validation du compte par un modérateur ; permettre la mise en relation entre soignants et institutions ; gérer la facturation des missions effectuées ; assurer la sécurité de la plateforme et prévenir les abus ; produire des statistiques d'usage internes.
5. Base légale
Tout traitement doit reposer sur l'une des bases légales limitativement énumérées à l'article 6.1 du RGPD. AMA Care s'appuie sur les trois suivantes :
L'exécution du contrat (article 6.1, b) fonde les traitements liés à la création du compte, à la mise en relation entre soignants et institutions et à la facturation des missions.
Le respect d'une obligation légale (article 6.1, c) fonde la conservation des factures et pièces comptables, imposée par la législation comptable et fiscale belge.
L'intérêt légitime (article 6.1, f) d'AMA Care à assurer la sécurité de la plateforme et à prévenir les abus fonde la conservation des journaux de connexion.
[À COMPLÉTER — base légale du traitement de l'extrait de casier judiciaire. L'article 10 du RGPD soumet les données relatives aux condamnations pénales à un régime particulier : leur traitement n'est licite que sous le contrôle de l'autorité publique ou lorsqu'une disposition légale l'autorise. En droit belge, cette autorisation est encadrée par l'article 10 de la loi du 30 juillet 2018, qui énumère les cas dans lesquels une personne physique ou morale peut traiter de telles données et impose des mesures d'accompagnement (liste des catégories de personnes ayant accès aux données, engagement de confidentialité). Cette section doit citer le cas applicable, ou le traitement doit être reconsidéré. À faire valider par un juriste.]
6. Durée de conservation
Conformément au principe de limitation de la conservation posé par l'article 5.1, e) du RGPD, les données ne sont conservées que le temps nécessaire aux finalités décrites ci-dessus :
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Compte actif et profil | Durée d'activité du compte |
| Documents professionnels (diplôme, identité, assurance, casier, INAMI) | Conservés tant que le compte reste actif. La plateforme ne propose pas à ce jour de fonctionnalité de suppression de compte à l'initiative de l'utilisateur ; aucune purge automatique des documents n'intervient donc à ce stade sur ce déclencheur. |
| Documents d'une inscription refusée | 90 jours après la décision de refus, puis suppression automatique programmée |
| Factures et pièces comptables | 7 ans (obligation légale belge) |
| Journaux de connexion (IP, horodatage) | 12 mois |
| Messages de la messagerie interne | Supprimés à la fermeture du compte (même réserve que ci-dessus — pas de mécanisme actif à ce jour) |
Pour les factures, les journaux de connexion et les documents d'une inscription refusée, la suppression à l'issue de ces durées — y compris les fichiers stockés — est automatique. Pour les deux autres lignes du tableau, voir la réserve indiquée en regard.
7. Destinataires et sous-traitants
Vos données ne sont ni vendues ni transmises à des tiers à des fins commerciales.
Elles sont accessibles à l'équipe de modération d'AMA Care et, dans la stricte mesure nécessaire à l'exécution d'une mission, à l'institution ou au soignant avec lequel vous êtes mis en relation.
AMA Care fait appel à Infomaniak Network SA (Rue Eugène-Marziano 25, 1227 Les Acacias/Genève, Suisse — RC Genève CH-660.0.059.996-1 — IDE/TVA CHE-103.167.648) pour l'hébergement de la plateforme et l'acheminement des e-mails. Les données sont hébergées en Suisse. Infomaniak agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD et est lié à AMA Care par un contrat encadrant le traitement des données. La Suisse bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne adoptée sur la base de l'article 45 du RGPD : le transfert de données vers ce pays ne requiert donc aucune garantie supplémentaire, le niveau de protection y étant reconnu comme équivalent à celui de l'Union européenne.
8. Sécurité
En application de l'article 32 du RGPD, AMA Care met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : les documents que vous déposez sont stockés dans un espace non accessible publiquement et ne sont servis qu'après vérification de vos droits d'accès ; les échanges avec la plateforme sont chiffrés (HTTPS) ; les mots de passe sont hachés ; les accès aux documents sensibles sont journalisés.
En cas de violation de données à caractère personnel, AMA Care la notifie à l'Autorité de protection des données dans les 72 heures lorsqu'elle est susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés (article 33 du RGPD), et vous en informe directement lorsque ce risque est élevé (article 34 du RGPD).
9. Cookies
La plateforme utilise un cookie de session technique (sessionid) et un
cookie de protection contre les attaques CSRF (csrftoken), tous deux
strictement nécessaires au fonctionnement du service. Aucun cookie publicitaire,
statistique ou de suivi tiers n'est déposé.
Le dépôt de cookies relève de la directive 2002/58/CE dite « vie privée et communications électroniques », transposée en droit belge par l'article 129 de la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques. Ce texte dispense de consentement les cookies strictement nécessaires à la fourniture d'un service expressément demandé par l'utilisateur : aucun consentement n'est donc requis sur la plateforme.
10. Vos droits
Les articles 15 à 22 du RGPD vous reconnaissent les droits suivants sur vos données : accès (article 15), rectification (article 16), effacement (article 17), limitation du traitement (article 18), portabilité (article 20) et opposition (article 21). Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé au sens de l'article 22 : la validation des inscriptions est effectuée par un modérateur humain.
Pour exercer ces droits, écrivez à contact@amacare.be. Conformément à l'article 12.3 du RGPD, une réponse vous sera apportée dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe, auquel cas vous en serez informé.
Le droit à l'effacement ne s'étend pas aux données que la loi nous impose de conserver, notamment les factures (7 ans).
Vous disposez enfin, en vertu de l'article 77 du RGPD, du droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be).
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